Oplossing
Digitaal werken met de Ipad en SharePoint
GeONE biedt een aantal unieke Ipad Apps die in combinatie met SharePoint organisaties in staat stellen volledig digitaal te werken.
Vergaderen is aan de orde van de dag in veel organisaties. Het is hierbij niet uitzonderlijk dat iedere deelnemer met een dik pak papier de vergadering betreedt. Voordat deelnemers aan de vergadering de relevante vergaderstukken voor kunnen bereiden, heeft zich vaak een onoverzichtelijk en inefficiënt administratief proces voltrokken om deze stukken bij de vergaderleden te krijgen. En wat wordt er gedaan met de (aangetekende) documenten na afloop van de vergadering? Herkent u zich in het niet meer kunnen terug vinden van die ene aantekening in die stapel paperassen?
Eenvoudig te gebruiken
Door alle vergaderstukken digitaal te beheren en te ontsluiten vanuit SharePoint kan dit proces gemakkelijk worden gestroomlijnd. Stukken worden centraal en digitaal beheerd, geagendeerd, behandeld en gearchiveerd. Uw notities worden netjes bijgesloten zodat u te allen tijde belangrijke informatie snel terug kunt vinden. Vergaderen zelf wordt zo niet alleen veel efficiënter, maar het snel beschikbaar hebben van relevante informatie na de vergadering voorkomt dat u kostbare tijd verliest in het moeten napluizen van papieren documenten om die ene kanttekening terug te vinden. U doorzoekt snel uw notities en kunt direct verder met uw werkzaamheden.
Kostenbesparend
Kostentechnisch is digitaal vergaderen uiteraard zeer interessant. Zo kunnen grote hoeveelheden papier worden bespaard waardoor u tonnen aan CO2 bespaart en bijdraagt aan het verkleinen van de ecologische voetafdruk van uw organisatie. Naast de besparing op papier-, print- en verzendkosten, levert digitaal vergaderen ook efficiencywinst doordat zowel het secretariaat als deelnemers aan de vergaderingen veel efficiënter kunnen werken voor, tijdens en na de vergadering.
Provincie Fryslân
De Provincie Fryslân plukt de vruchten van hun sterk geoptimaliseerde vergaderproces. De volledige vergadercyclus van Provinciale Staten wordt in 360° gefaciliteerd. Van het opnemen en agenderen van documenten tot het distribueren van vergaderstukken aan Statenleden. Tijdens vergaderingen maken Statenleden hun notities en aantekeningen op in de aan hen toegezonden stukken. De aantekeningen worden bij de relevante stukken opgeslagen zodat altijd gewenste informatie beschikbaar snel beschikbaar is. De Provincie wist hierdoor op jaarbasis ruim € 100.000,- te besparen. Daarnaast is het gehele proces inzichtelijker geworden en blijft alle waardevolle informatie bewaard.
360° "eMeetings" voor de Ipad en SharePoint maakt het mogelijk om:
- vergaderingen vanuit SharePoint te managen;
- een overzicht van agenda´s en zaken/onderwerpen te tonen;
- vergaderstukken en andere documenten te lezen;
- aantekeningen te registreren en te delen;
- te zoeken naar zaken/onderwerpen en documenten.
Naast de eMeetings app, levert GeONE tevens de succesvolle eDocuments en eWorker app.
Neem hier contact op voor een demonstratie.
