Nieuws

GeONE realiseert kostenbesparingen tot maar liefst 70% door de gangbare HRM processen te automatiseren in SharePoint. GeONE zet hiervoor Nintex Workflow in eventueel aangevuld met Nintex Forms.

Een aantal mogelijke processen is:

·         Onkostendeclaraties;

·         Verlofaanvraag;

·         Beoordeling medewerkers;

·         Indiensttreding nieuwe medewerkers.

Nintex Workflow is volgens analisten het meest gebruikte “third-party” product voor SharePoint en   Nintex Forms is de baanbrekende technologie die het mogelijk maakt om eenvoudig en snel SharePoint formulieren te ontwerpen en te gebruiken voor elk mobiel apparaat of PC.

Nintex klanten bevinden zich zowel onder publieke als private organisaties, waaronder meer dan 200 Fortune 500 bedrijven en meer dan 100 grote banken.

Van eenvoudige workflows tot complexe processen met standaard koppelingen naar meerdere systemen, Nintex zorgt voor een revolutie in manier waarop organisaties bedrijfsprocessen automatiseren.

360° van Software Innovation, de volwaardige document, records en case management oplossing voor SharePoint is onlangs opgenomen in de Magic ECM Quadrant van Gartner.

GeONE is erg blij met deze ontwikkeling en onderschrijft dat 360° in combinatie met SharePoint een belangrijke speler is geworden binnen het Enterprise Content Management domein.

GeONE is Benelux partner voor 360° van Software Innovation.

Het volledige artikel over de Magic Quadrant for ECM van Gartner is hier te lezen. 

Vandaag is Nintex Forms officieel gereleased. Nintex Forms is een webbased designer om binnen SharePoint eenvoudig elektronische formulieren te maken. Via internet kan nu altijd en overal een workflow worden gestart, omdat Nintex Forms naadloos is geïntegreerd met Nintex Workflow en omdat de formulieren geschikt zijn voor de meest gangbare mobiele apparaten zoals, Iphone, Ipad en Adroid toestellen.

Met Nintex Forms is het mogelijk:

• Snel en eenvoudig elektronische formulieren te creëren in de SharePoint browser;
• De SharePoint formulieren zijn te gebruiken vanaf elk elektronisch apparaat;
• Volledig geïntegreerd met Nintex Workflow;
• Elektronische formulieren publiceren in the cloud, zodat ook buiten het organisatienetwerk de formulieren kunnen worden benaderd.

Het project Neclenburgh komt ten einde en wij zullen vanaf 10 oktober huisvesten in Soest. 

Onze nieuwe gegevens zijn:

GeONE B.V.

GeONE organiseert regelmatig workshops over Workflow en SharePoint. Alle workshops worden gegeven door gecertificeerde proces specialist.

Een aantal onderwerpen:

• Mogelijkheden Workflow en SharePoint;
• Ontdek Nintex Workflow;
• Workflow met 360°;
• Hoe verbeter ik mijn processen met SharePoint?;
• Postproces eenvoudig geautomatiseerd;
• Inrichting vaan een proces specifiek voor uw organisatie.

Vraag hier naar het deelname formulier.

Oslo — 22 juni 2011 — Vandaag heeft Software Innovation de Microsoft Public Sector – Government Partner of the Year Award gewonnen. Uiteraard is GeONE zeer trots op haar partner en ziet dit als een bevestiging dat 360° de juiste oplossing is voor (semi-)overheidsinstellingen. Software Innovation is gekozen uit meer dan 3000 Microsoft Partners om haar prestaties op het gebied van innovatie en implementatie van oplossingen op Microsoft technologie.

“This recognition is very important for Software Innovation. This is a quality seal that shows we deliver the best and most modern SharePoint-based products in the ECM market. It gives our customers a strong sense of trust and reliability,” says Halvor Walla, CEO of Software Innovation Products."

De volledige press-release is hier te vinden.

Zoals wellicht bekend zijn de ontwikkelingen rondom de nieuwe kantoorvilla van GeONE in volle gang. Het concept van het Nieuwe Werken zal hier volledig zijn intrede kunnen doen. GeONE heeft moeite met wachten, maar zal tot en met september 2011 geduld moeten hebben. Vanaf dat moment zullen wij gezamelijk met onze zusterorganisatie The ONE Kantoorvilla Neclenburgh in Soestduinen betreden. Dit zal gepaard gaan met een feestelijke opening.

Hieronder een impressie van de huidige stand.

Nintex Workflow gecombineerd met Twitter. Hoe? Geef u nu op voor de webinar.

Direct via Twitter reageren op berichtgevingen over uw organisaties. Workflows eindigen met een Tweet naar uw volgers. Of processen starten op basis van een dalende dollarkoers. Hoe? Volg het webinar van Nintex. Schrijf u hier in.

Microsoft heeft maandag een testversie van clouddienst Microsoft Office 365 gelanceerd. De nieuwe clouddienst van Microsoft bundelt gehoste versies Exchange, Lync en Sharepoint en is de opvolger van de Business Productivity Online Suite.

Voor eer informatie klik hier, onze cloud specialisten staan voor u klaar. Of vraag direct hier naar de beta versie van Office 365.

Bron: Computable.nl 
Auteur: Pim van der Beek

De provincie Friesland gaat subsidieaanvragen en de archivering van bijbehorende stukken automatiseren met een document- en dossiermanagementsysteem op basis van Microsoft Sharepoint. Het gaat om het product 360 van de Zweedse leverancier Sofware Innovation. Het pakket is door Microsoft-dienstverlener Wortell uit Lijnden in het Nederlands vertaald en aangepast aan de in Nederland geldende wet- en regelgeving van de Archiefwet. De subsidie-aanvragen werden voorheen handmatig verwerkt.

Voor de provincie Friesland  is dit het eerste project volgens de methode zaakgericht werken. Bij die werkwijze worden alle officiële documenten die bij een subsidiezaak horen, zoals inkomende en uitgaande brieven, besluiten, controlelijsten en mailwisseling in één digitaal dossier opgeslagen.

360 (360 graden) is gebaseerd op Microsoft Sharepoint en maakt het mogelijk de complete informatiehuishouding van een organisatie te digitaliseren.

De provincie werkt aan de implementatie van een servicegeoriënteerde architectuur om aan te kunnen sluiten op de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (Nora). De provincie heeft de ambitie om steeds meer te gaan samenwerken met  andere instanties. Daarnaast wil de provincie bezuinigen door zo efficiënt mogelijk te werken en hebben de Friezen tot doel gesteld om zoveel mogelijk zonder papier te werken.

Vijfduizend subsidie-aanvragen
Het contract heeft een looptijd van drie jaar. Het zaaksysteem wordt gebruikt door zeventig medewerkers van de afdeling subsidies. Jaarlijks worden vijfduizend subsidie-aanvragen gedaan. In totaal werken ongeveer duizend mensen bij de provincie.

Meet informatie over 360° en de mogelijkheden omtrent:

Zaaksgewijswerken;
Case Management;
Archivering (NEN2082);
Bestuurlijke Informatie Systemen;

Neem contact op met Bastiaan Brefeld (bastiaan.brefeld@geone.nl) of bel GeONE op 0348 405 108  

U kunt zich hier inschrijven voor de webinar Nintex Workflow in combinatie met Microsoft Project Server.

GeONE is een leverancier met een stevig trackrecord in Business Process Management en tevens Nintex partner voor de Benelux. Nintex is de geavanceerde workflow toepassing die volledig geïntegreerd kan worden in SharePoint.

Echter, met alleen de installatie van Nintex heeft u uw bedrijfsprocessen nog niet verbeterd. GeONE heeft daarom een BPM totaalpakket ontwikkeld, dat organisaties helpt hun bedrijfsprocessen verder te optimaliseren en maximaal resultaat uit Nintex te halen.

Het GeONE Nintex BPM pakket bevat:

GeONE Nintex Quick Start

• Licenties Nintex Workflow 2007/2010;
• Installatie Nintex Workflow 2007/2010;
• Inrichting van een proces specifiek voor uw organisatie;
• Workshop "Ontdek Nintex workflow".

GeONE Nintex Accelerator

• Workshop "Procesverbetering met Nintex Workflow" door een gecertificeerde proces-specialist;
• Inrichting van een proces specifiek voor uw organisatie;
• Gebruikerstraining “Nintex in de praktijk, hoe kan ik Nintex efficiënt inzetten?”.

Iets voor uw organisatie?

Het GeONE Nintex BPM pakket is op een dusdanige manier samengesteld, dat het geschikt is voor zowel organisaties die starten met Nintex Workflow als organisaties die reeds de Nintex licenties hebben aangeschaft.

Meer informatie over het GeONE Nintex BPM pakket klik hier.

GeONE is Microsoft partner geworden voor de Microsoft Online Services. De online services worden gehost bij Microsoft en zijn beschikbaar tegen een aantrekkelijk maandelijks tarief.

De voornaamste Microsoft Online Services zijn:

• Microsoft SharePoint Online;
• Microsoft Exchange Online;
• Microsoft Office Live Meeting;
• Microsoft Office Communications Online.

De Microsoft Online Services zullen op korte termijn uitgebreid worden met onder andere de bekende office producten als Word, Excel en PowerPoint.

GeONE is er van overtuigd dat het gebruik van clouddiensten de komende jaren enorm zal toenemen. GeONE wil graag haar klanten graag op de hoogte brengen van deze diensten en bepalen of de inzet van de Microsoft Online Services voordelen met zich mee zal brengen.

Daarnaast kan GeONE haar jarenlange ervaring in informatiemanagement in al haar facetten uitstekend toepassen op de aangeboden diensten in de cloud. Op deze manier is het bijvoorbeeld mogelijk om een professionele Document Management oplossingen en Workflow oplossingen te realiseren “in the Cloud”

Voor meer informatie klik hier of neem contact met ons op.

Brochure Microsoft Online Services "De beste communicatie- en samenwerkingsproducten, voor een prijs die elk bedrijf zich kan veroorloven" klik hier.

In het onderstaande artikel wordt door de heer Williams uitgebreid de mogelijkheden van SharePoint 2010 besproken in relatie tot Document Management. De heer Williams is de managing director van Macroview, ontwikkelaars van het document management framework.

Download hier het volledige artikel.

Gartner beschrijft SharePoint als een zeer succesvol product met een hoge mate van marktpenetratie. Dit is onveranderd gebleven met de introductie van SharePoint 2010, mede dankzij de functionele verbeteringen van de nieuwe release. De integratie en samenwerking van SharePoint met Office, Windows, Exchange en SQL Server heeft bijgedragen aan het feit dat SharePoint verreweg het meest gebruikte platform is voor documentmanagement en collaboration.

DMF wordt inmiddels ingezet bij honderden organisaties in tientallen landen voor SharePoint Document Management. Met de introductie van DMF v7 zijn naast de ondersteuning van SharePoint 2010 en Office 2010, vele nieuwe functionaliteiten toegevoegd, een groot aantal functionaliteiten komt voort uit suggesties van partners en klanten.

Dit heeft geresulteerd in het feit dat DMF v7 een volwaardig document management oplossing is op de schouders van SharePoint.

Functionaliteiten in DMFv7:

Naadloze integratie met Outlook
Niet alleen kunnen e-mailberichten en bijlagen gesleept worden naar SharePoint. DMF maakt het ook mogelijk om alle Document Management functionaliteiten uit te voeren in Microsoft Outlook. Men kan navigeren en zoeken door de SharePoint omgeving, previews bekijken en bestanden openen in Word, Excel, PowerPoint en Adobe Reader. Daarnaast kunnen eenvoudig bijlagen uit SharePoint worden toegevoegd aan de uitgaande e-mailberichten, dit alles zonder Outlook te verlaten.

Geschikt voor omvangrijke SharePoint DM omgevingen
DMF is zodanig ontwikkeld dat het zeer geschikt is voor omvangrijke SharePoint Document Management omgevingen. Door zoek en filter functionaliteiten in de boomstructuur kan men effectief navigeren door SharePoint omgevingen met duizenden sites en miljoenen documenten. Het toepassen van favorieten zorgt er voor dat een aantal bibliotheken tijdelijk met één-klik zijn te benaderen. Per bibliotheek kan gebruik worden gemaakt van diverse views en previews om het juiste bestand te openen.

Uitstekende afhandeling metadata
DMF beschikt over een consistente manier voor het afhandelen van metadata. E-mail gerelateerde metadata (aan, van, onderwerp etc.) wordt automatisch opgeslagen. DMF kent een uitgebreide ondersteuning voor alle SharePoint kolomtypen, inclusief “people pickers” en de SharePoint 2010 kolommen als “managed metadata”. Daarnaast kan gebruik worden gemaakt van het zogenaamde “type-ahead” principe om snel de juiste metadata waarden te kiezen. Wanneer de metadata is opgeslagen, kunnen op basis van deze metadata zoekopdrachten worden uitgevoerd. Uiteraard is het ook mogelijk om te navigeren op basis van metadata dankzij de ondersteuningen van de SharePoint 2010 “metadata based navigation”.

Managen van PDF bestanden in SharePoint
DMF biedt uitstekende ondersteuning voor het opslaan van PDF bestanden in SharePoint door de integratie met Adobe Reader. Wanneer men beschikt over een smart photocopier die gescande bestanden als PDF verstuurt, kunnen deze worden geopend in Adobe Reader en direct worden opgeslagen in SharePoint met volledige opslag van metadata.

Zoeken naar e-mailberichten en documenten
DMF maakt gebruik van de kracht van SharePoint Search. Of er gebruik wordt gemaakt van MOSS, SharePoint Server 2010 of FAST Search als zoekprovider, de SharePoint omgeving is eenvoudig te doorzoeken vanuit Outlook om de juiste e-mailberichten en documenten te vinden. De zoekopdrachten kunnen gebaseerd zijn op full-text of metadata.

Geavanceerde SharePoint DM functionaliteiten
DMF stelt ook geavanceerde document management functionaliteiten beschikbaar:
• Major en minor versiebeheer;
• Mogelijkheid tot het openen van vorige versies;
• Check in / Check out functionaliteiten om veilig documenten aan te passen;
• Unieke document nummering met de mogelijkheid deze automatisch in te voegen in de header en footer van een document;
• Uitgebreide beveiliging op document niveau;
• Ondersteuning in-place Record Management;
• Toepassen van Legal Holds.

Meer informatie over DMFv7 neem contact met www.GeONE.nl, 0348 405108 of info@geone.nl

GeONE was 28 en 29 september j.l. gold sponsor van het SharePoint Connections event in Den Haag. Dit event stond geheel in het teken van SharePoint 2010.

GeONE heeft dit platform gekozen de nieuwe release van DMF voor het eerst aan het publiek te presenteren en demonstreren. DMF v7 is de document en e-mail management oplossing voor SharePoint 2010.

De aanwezige professionals waren enthousiast over de gebruikersvriendelijkheid en functionaliteiten van DMF v7.

De meest in waardevolle functionaliteiten van DMF v7 in combinatie met SharePoint 2010 zijn (uiteraard is DMF v7 ook geschikt voor SharePoint 2007, in combinatie met Office 2003, 2007 of 2010)

• drag en drop van e-mail berichten naar SharePoint;
• toevoegen van bijlagen vanuit SharePoint;
• zeer geschikt voor omvangrijke omgevingen;
• volledige office integratie;
• toepassen managed metadata;
• eenvoudig gebruikmaken van key filters;
• volledig gebaseerd op SharePoint;
• adobe (pdf) integratie
• in-place record management.

Heeft u ook interesse in een demonstratie van DMF v7 gebaseerd op SharePoint 2007 of 2010 neem dan contact op met GeONE via info@geone.nl of bel 0348405108.

Microsoft SharePoint Connections 2010

28 en 29 september 2010, World Forum, Den Haag 

GeONE is Gold sponsor van dit SharePoint event. Gedurende 2 dagen zal GeONE haar SharePoint oplossingen op het gebied van Enterprise Information Management (EIM) demonstreren: Document Management en Email Management, Record Management en Business Process Management.

Voor meer informatie over het programma en inschrijving klik hier.

Onlangs stond er een artikel in Computable van Danny Burlage, waarin de document management functionaliteiten van SharePoint staan opgesomd (zie ook hieronder). Hieruit blijkt maar weer dat SharePoint 2010, functioneel gezien, een uitstekend platform is voor document management (DM), business proces management (BPM) en record management (RM).

De combinatie van SharePoint en het Document Management Framework (DMF) van GeONE zorgen er echter voor dat de DM functionaliteiten van SharePoint in de praktijk eenvoudig te gebruiken zijn met als gevolg dat de DM oplossing op basis van SharePoint een hoge gebruikersacceptatie kent.

DMF voegt daarnaast een aantal essentiële functionaliteiten toe aan de SharePoint DM omgeving. In het oogspringend is de DMF boomstructuur, vergelijkbaar met Windows Explorer en de naadloze integraties met Word, Excel en PowerPoint. Daarnaast beschikt de SharePoint DMF combinatie de meest geavanceerde Outlook integratie. Deze integratie maakt het mogelijk om e-mailberichten en bijlagen te slepen naar iedere locatie binnen SharePoint, daarnaast zijn alle bestanden in SharePoint eenvoudig te management vanuit de Outlook interface (zie afbeelding 1)

Afbeelding 1: SharePoint Outlook integratie met DMF boomstructuur.

Hieronder staat een klein overzicht van de standaard DM functionaliteiten in SharePoint:

Taxonomies: Centraal kan een taxonomiestructuur worden opgebouwd. Alle documenten in SharePoint kunnen aan deze taxonomiestructuur worden gekoppeld. Documenten kunnen worden teruggevonden op basis van de toegewezen termen. Daarbij is het mogelijk in grote documentbibliotheken filters door te voeren op basis van de termen.

Managed Content Types: Met behulp van Content Types kunnen individuele documenten automatisch voorzien worden van specifieke criteria. Zo kunnen contracten bijvoorbeeld voorzien worden van contractinformatie en voorstellen voorzien worden van klantgegevens. Deze criteria of metdata kunnen vervolgens in het document zelf gebruikt worden als velden, maar ook om bijvoorbeeld selecties op te maken (welke contracten verlopen de komende maanden). Middels Managed Content Types kunnen al deze documentsoorten en gekoppelde informatie worden hergebruikt/overgenomen in complexe omgevingen. Het beheren ervan vindt centraal plaats.

Hold en eDiscovery: Hold en eDiscovery maken het mogelijk naar documenten die een specifieke tekst bevatten te zoeken binnen een SharePoint-omgeving en vervolgens deze documenten ‘vast' te zetten zodat ze niet verwijderd of gewijzigd kunnen worden.

Search: De zoekfunctie van SharePoint 2010 is zeer krachtig. Er kan gezocht worden op documentkenmerken of de inhoud van documenten. Alle zoekresultaten kunnen worden gefilterd op basis van documentsoort, toegewezen kenmerken, auteur, publicatiedatum en dergelijke.
 

Document ID's: Elk document kan (automatisch) voorzien worden van een unieke Document ID. Deze unieke nummering kan gebruikt worden binnen een complete SharePoint Farm en zelfs andere SharePoint Farms. Daarmee is geborgd dat alle opgeslagen documenten voorzien zijn van een unieke nummering.

Workflows: Aan individuele documenten of complete documentbibliotheken kunnen workflows gekoppeld worden.

30 miljoen documenten per document library: De maximale omvang van een enkele document library is uitgebreid tot 30 miljoen documenten. Dit waren 5 miljoen documenten in SharePoint 2007. Daarmee is de omvang van een SharePoint-omgeving in feite alleen nog maar gelimiteerd tot hardwarebeperkingen.

Blog-storage: In plaats van dure SQL Server-storage is het mogelijk blogs apart op te slaan op een goedkopere vorm van storage.

Uiteindelijk zijn de hierboven genoemde functies slechts een fractie van alle mogelijkheden. Al met al biedt SharePoint 2010 een compleet en stabiel platform om document management-oplossingen mee te kunnen maken.

Met de grote hoeveelheid verbeteringen in schaalbaarheid, functionaliteit en beheersmogelijkheden is SharePoint 2010 een veel sterker platform voor Document Management oplossingen. Deze GeONE notes bespreekt een aantal belangrijke verbeteringen en de toegevoegde waarde van DMF in combinatie met SharePoint 2010. De combinatie van SharePoint 2010 en DMF zorgt voor de gebruikersvriendelijk die nodig is om de SharePoint 2010 implementatie tot een succes te maken.

Download hier het volledige artikel.

Wil jij werken voor een snelgroeiende en ambitieuze organisatie in een inspirerende omgeving. En een wezenlijke bijdrage leveren aan onze vooruitstrevende SharePoint oplossingen bij gerenommeerde bedrijven? Neem dan contact met ons op!  

Voor meer informatie klik hier

De officiele release van SharePoint 2010 en Office 2010 is via de onderstaande link te bekijken. Aanvang 17.00, achteraf blijven alle ins en outs op de pagina staan.

Virtuele Release SharePoint 2010 en Office 2010 klik hier.

De release datum van Office 2010 en SharePoint 2010 staat vast: 12 mei 2010. Om 17 uur Nederlandse tijd vindt er een virtueel launch event plaats met een keynote van Stephen Elop, hoofd van de Microsoft Business Division. Meer info: http://sharepoint.microsoft.com/2010launch.

Uitstekende video over SharePoint 2010. In deze (Engelse) instructiefilm is te zien hoe de nieuwe gebruikersinterface van SharePoint 2010 is opgebouwd. Wat zijn de verschillen met SharePoint 2007, binnen de video word ondermeer de ribbon besproken, drag and drop functionaliteiten, in en out checken van documenten integratie met Office 2010 en het aanpassen van de layout van pagina’s. Video komt uit het SharePoint team van Microsoft.

Klik hier voor de video

GeONE is verheugd te melden dat onlangs de nieuwe release is verschenen van het DMF Professional Legal Pack. De document management oplossing op basis van SharePoint voor advocatenkantoren en juridische afdelingen.

Deze nieuwe release beschikt over Client Matter gebaseerd browsen en zoeken, geavanceerde document nummering en uitgebreide autorisatie mogelijkheden.

Daarnaast beschikt het DMF Legal Pack over de alom geprezen Outlook integratie. “Drag en Drop” van email berichten en bijlagen naar elke gewenste locatie binnen SharePoint.  De nieuwe zoekfunctionaliteit in Outlook maakt het bovendien mogelijk om met behulp van metadata de gewenste bestanden te vinden.

Uiteraard blijft de naadloze integratie met de andere Office applicaties en Adobe modules bestaan.

GeONE levert exclusief de DMF productrange voor Microsoft SharePoint add-ons in de Benelux.

Download hier de brochure voor DMF Professional Legal Pack.

Hieronder worden een aantal stats en foto´s getoond van dit event. Wilt u meer informatie over SharePoint 2010 en de integratie van DMF met SharePoint 2010 dan horen wij dat graag.

Microsoft SharePoint Connections 2010

18 en 19 januari 2010, Amsterdam, Rai 

Learn, Network and Connect

GeONE is Gold sponsor van dit SharePoint event. Gedurende 2 dagen zal GeONE haar SharePoint oplossingen op het gebied van Document Management en Email Management demonstreren.

Voor meer informatie klik hier

29-10-2009 

Internetreus Google heeft afgelopen woensdag voor veel commotie gezorgd bij beleggers in het aandeel van navigatieproducent TomTom. Google heeft op een beurs in Amsterdam namelijk aangekondigd in de markt van gespecialiseerde navigatiesoftware te stappen met Google Maps Navigation

Deze aankondiging is erg slecht nieuws voor bedrijven als TomTom en Garmin die er met Google een zeer belangrijke concurrent bij krijgen. Google Maps Navigation, zoals het product gaat heten, wordt beschikbaar op mobiele telefoons die draaien op het besturingssysteem Google Android versie 2.0.

Google Android

Google heeft al enige tijd groot succes op de markt van mobiele telefonie met haar eigen besturingssysteem Google Android. Het bedrijf wil dit succes uitbreiden door met bijvoorbeeld spraakherkenning en de StreetView dienst de concurrenten Apple en Microsoft achter zich te laten.

Aandeel TomTom

De aankondiging van Google had direct grote impact op het aandeel TomTom, dat gisteren 20 procent lager sloot, op een koers van € 8,11. Het aandeel liep al niet lekker, nadat het bedrijf zelf met tegenvallende omzet- en verkoopcijfers naar buiten kwam.

Google Maps Navigation moet vanaf volgende week beschikbaar zijn binnen de Android Market in de VS. Telecomaanbieder Verizon Wireless brengt dan samen met Motorola een nieuw toestel op de markt. De telefoon, genaamd 'Droid', zal verder beschikken over de nieuwste versie van het besturingssysteem Android namelijk, 2.0.

Inkomsten

TomTom doet er echter alles aan om andere inkomstenbronnen, dan alleen de verkoop van stand-alone apparaten, aan te boren. Ook op de mobiele markt is TomTom inmiddels actief met een speciale versie van haar navigatiesoftware voor de iPhone van Apple. In tegenstelling tot Google Maps Navigation moet er voor TomTom tussen de € 63,- en € 100,- worden betaald.

Gepubliceerd: Dinsdag 20 oktober 2009
Auteur: Ernst-Jan Hamel
Bron: Webwereld.nl

De bèta van Office 2010 komt tegelijk met die van SharePoint. De releases zijn volgens Microsoft samengevoegd om samenwerking tussen de twee producten makkelijker te maken. De uiteindelijke versie van SharePoint 2010 verschijnt in de eerste helft van 2010. Dat is ook de officiële planning voor de nieuwe Office-versie.

Naast een door bedrijven zelf gehoste versie (SharePoint Server), verschijnt er in 2010 ook een door Microsoft gehoste editie (SharePoint Online). Klanten kunnen er daarbij voor kiezen om een deel binnen de eigen firewall te houden, en de rest bij Microsoft neer te zetten. Dat geldt ook voor applicaties die gebouwd zijn op SharePoint.

Online service
Sinds 2008 (2009 buiten de VS) is er al de mogelijkheid om SharePoint als online service af te nemen. Ceo Steve Balllmer zei in zijn openingstoespraak op de Sharepoint-conferentie dat er inmiddels 1 miljoen gebruikers zijn van SharePoint Online. Dat omvat ook het internationaal opererende farmaceutische bedrijf GlaxoSmithKline. Met SharePoint 2010 worden er nog meer mogelijkheden in de online versie gestopt.

Ook probeert Microsoft SharePoint 2010 in de markt te zetten als cms voor internetsites. Veel bedrijven gebruiken SharePoint vooral voor samenwerken aan documenten en voor het publiceren op een intranet, niet voor internetsites. Ballmer haalde voor een publiek van circa 7000 man een lange lijst voorbeelden aan van sites, zoals die van Ferrari en Volvo, die juist gemaakt zijn met SharePoint.

Zoektechnologie
De in 2008 aangekochte zoektechnologie Fast moet SharePoint 2010 als cms voor internetsites interessanter maken. Veel bedrijven hebben immers enorme (product)databases die worden bevraagd door internetgebruikers. Fast is ook bedoeld voor bedrijven die enorme archieven aan documenten hebben die ze snel willen doorzoeken.

De nieuwe SharePoint-versie krijgt ook ingebouwde ondersteuning voor Microsofts multimediatechnologie Silverlight. Bedrijven kunnen dan video's in dat formaat hosten vanaf hun eigen servers voor intranet óf internet. Om te zorgen dat alle browsers met SharePoint gemaakte sites op dezelfde manier weergeven heeft Microsoft naar eigen zeggen volledige xhtml-ondersteuning ingebouwd in de nieuwe versie.

Ribbon
De van Office 2007 bekende ribbon zal op veel plekken in de interface te vinden zijn, zowel voor eindgebruiker als voor beheerders en developers. Ook komt er een mobiele client, waarvan Microsoft een bètaversie liet zien op het podium. Die draaide op de nieuwe versie 6.5 van het eigen besturingssysteem Windows Mobile.

Een nieuwe feature van SharePoint 2010 is Workspace, dat onder de werknaam 'Groove' is ontwikkeld. Het is een van de tools waarmee SharePoint het hek van het bedrijfsnetwerk wil doorbreken. Gebruikers kunnen met Workspace hun documenten offline bijwerken, waarna wijzigingen bij terugkeer in het bedrijfsnetwerk automatisch worden gesynchroniseerd.

Meer bevoegdheden
Eindgebruikers krijgen meer bevoegdheden in SharePoint 2010. Vanuit diverse plekken kan de database gewijzigd worden. In de nieuwe Outlook 2010 kunnen gebruikers bijvoorbeeld contactgegevens van een klant bewerken, waarna die direct worden bewerkt in de database voor Sharepoint.

Voor developers is er in SharePoint 2010 een zogenaamde developer dashboard gemaakt. Daar kunnen kunnen zij zien hoe lang een applicatie er over doet om te laden, en wordt het makkelijker om bugs uit de code te vissen. De meeste van deze innovaties gelden alleen voor SharePoint 2010; ze worden niet toegevoegd aan eerdere versies.

Geen IE6
Sharepoint 2010 zal alleen 64 bit-processoren ondersteunen en werkt alleen met de 64-bit uitvoeringen van SQL Server versie 2005 of 2008. Ook is er minimaal Internet Explorer 7 nodig. “Ik weet dat ict-budgetten krap zijn door de recessie, maar we vonden dit echt van belang om het product zo goed mogelijk te maken”, zegt Jeff Teper, corporate vice president van SharePoint, bij de presentatie van de nieuwe versie.

Hoge systeemeisen
De hardware- en softwarevereisten zijn vooral voor kleinere bedrijven hoog. “Maar die bedrijven kunnen ook kiezen voor SharePoint Online en alles hosten bij Microsoft. Dan hoeven ze helemaal niet te voldoen aan die systeemeisen”, vertelt een softwaredeveloper van Ironworks, een van de talloze aanwezige bedrijven die applicaties biedt voor SharePoint.

Voor bedrijven die diensten leveren rondom SharePoint zit er wel een nadeel aan de online versie, vertelt hij. Applicaties introduceren is bij de webversie immers een kwestie van aanklikken, en behoeft geen expertise van een dienstverlenend bedrijf.

Nieuwe release Document Management Framework (DMF) voor SharePoint beschikbaar

GeONE BV introduceert versie 6.6 van het Document Management Framework voor SharePoint. DMF 6.6 stelt organisaties in staat om SharePoint in te zetten als volwaardige Document Management oplossing.

DMF 6.6 is op diverse punten verbeterd en aldus GeONE de meest geavanceerde Document Management oplossing op basis van SharePoint.

De belangrijkste verbetering van DMF 6.6 is de vergaande Outlook integratie. DMF 6.6 maakt het mogelijk om email berichten en attachments te slepen naar elke locatie binnen SharePoint.
De nieuwe zoekfunctionaliteit in Outlook maakt het mogelijk om met behulp van metadata en sleutelwoorden te zoeken naar alle bestanden in SharePoint. Daarnaast wordt Outlook uitgebreid met een SharePoint previewscherm voor vrijwel alle type bestanden en is de performance van DMF aanzienlijk verbeterd.

Uiteraard blijft de naadloze integratie met de andere Office applicaties en Adobe modules bestaan.

GeONE levert exclusief de DMF productrange voor Microsoft SharePoint add-ons in de Benelux.

Traditiegetrouw werd de Netwerkdag van het Waterschapshuis gehouden in de Fabrique te Utrecht. Een uitstekende locatie om met de afgevaardigden van de Waterschappen en Hoogheemraadschappen en branchegenoten van gedachten te wisselen over de verschillende ontwikkelingen.

Voor GeONE een uitlezen kans om te bekijken waar nieuwe uitdagingen liggen en voor de Waterschappen en Hoogheemraadschappen de mogelijkheid om zich te laten informeren over de nieuwe ontwikkelingen bij GeONE.

Het voornaamste dat GeONE is opgevallen is de toenemende interesse in Microsoft SharePoint. Een steeds groter aantal Waterschappen en Hoogheemraadschappen is SharePoint aan het testen of heeft SharePoint inmiddels in productie om informatie gestructureerd te delen binnen en buiten de organisatie.

GeONE levert standaard oplossingen op basis van Microsoft SharePoint voor het invullen van Document en Email Management vraagstukken.
De komende periode worden de eerste demonstraties bij diverse Waterschappen en Hoogheemraadschappen verzorgd.

Daarnaast waren de bekende puzzels van GeONE (“waarvoor wij de oplossing hebben” ) erg in trek.
Op het youtube kanaal van het Waterschapshuis wordt een van de puzzels zelfs uitvoerig uitgelegd.
www.youtube.com/user/hetwaterschapshuis  of http://www.youtube.com/watch?v=FBxyi-3UNFk

Dit jaar is GeONE weer aanwezig op de netwerkdag van het Waterschapshuis.

De netwerkdag staat dit jaar in het teken van “uw rol”. De informatievoorziening heeft hoge ambities, ook in de waterwereld. Om deze waar te kunnen maken is vooruitgang noodzakelijk.

Dit kan alleen als (overheid)organisaties samen werken aan een efficiënte en vernieuwende informatievoorziening: waterschappen, rijk, provincies, gemeenten, kennisinstituten en bedrijven. Met een gezamenlijk doel: Er voor te zorgen dat Nederland beschikt over schoon en voldoende water, beschermd is tegen overstromingen en waterwegen heeft die goed bevaarbaar zijn.

De netwerkdag is een dag van ontmoeting, inspiratie en kennis delen. Er zijn ruime pauzes, lezingen, workshops en zeepkistpresentaties. Dit jaar wordt dieper ingegaan op de verschillende rollen, taken en gezamenlijke verantwoordelijkheden in het hele proces om te komen tot integrale innovatieve informatievoorziening. Wat is uw rol en wat zijn uw verantwoordelijkheden?

De netwerkdag vindt plaats in de vertrouwde locatie “De Fabrique” in Utrecht. Dit oude industriële complex ademt de sfeer van voorbije tijden. De hallen zijn verlaten door de noeste werkers van voorheen en worden nu nagenoeg onaangetast geëxploiteerd als congrescentrum. Dat biedt een ongekende sfeer. Een sfeer waarin de netwerkdag al vele jaren succesvol is georganiseerd.

Link naar Sneak Peek filmpjes SharePoint 2010

http://sharepoint.microsoft.com/2010/Sneak_Peek/Pages/default.aspx

BRON: DOCUFACTS
AUTEUR:  Corne van Hoof

De hele IT wereld praat over het ‘nieuwe werken’, hierbij ligt de nadruk vooral op ‘collaboration & presence’, ofwel vrijvertaald het ‘samenwerken & beschikbaar’ zijn. Door deze ontwikkelingen komen de werelden van voice (telecom) en data tot elkaar.

Software als Microsoft Office Communications Server (OCS) maakt het mogelijk om inzicht te krijgen in de beschikbaarheid van een bepaalde collega en biedt daarnaast de mogelijkheid om een chat of zelfs een direct gesprek op te starten, bestanden te delen,etc.

Een aantal bedrijfsectoren (accountancy, verzekeringsmaatschappijen) hebben de kracht van unified communications al ontdekt en zetten deze ook commercieel in richting hun klanten. Denk hierbij aan de mogelijkheid tot een chatsessie aanvullend op een informatie aanvraag, inzicht in de aan/afwezigheid van de persoonlijke accountmanager, etc.

ECM 2.0

Het verbaast me dan ook dat deze ontwikkelingen van unified communications enigszins achterblijven in de wereld van document en content management.

De integratie blijft meestal beperkt tot de inzet van ‘smart tags’ in documenten. Een smarttag herkent een bepaalde tekst string en kan hier een associatie aan koppelen.
Voorbeeld; in een document staat de naam ‘Jan Smit’, via een smarttag koppeling richting OCS kan worden aangegeven of deze gebruiker wel of niet aanwezig is (presence).

De integratie van ECM en unified communications kan echter nog verder gaan, vandaar de kreet ECM 2.0; veel content wordt op een gestructeerde manier vastgelegd via XML codering. Nu wordt er binnen de telecom wereld gebruik gemaakt van een afgeleid formaat, Voice XML deze web-standaard is net als XML ook afkomstig van het World Wide Web consortium. Voice kan dus ook als ‘content ‘ worden behandeld !

Denk aan de mogelijkheden die hierdoor ontstaan ; Een klant plaats via de telefoon een order m.b.v. een interactieve voice applicatie (IVR). Het selecteren en automatisch bellen van potentiele prospects,etc.

Als U nu denkt van dat is leuk, maar nog wel heel abstract, moet U binnen google de zoekterm VoiceXML is loslaten. Partijen als Microsoft, Cisco, Voicent,etc zijn vollop bezig met de ontwikkeling en promotie van voice applicaties gebaseerd op VoiceXML.

21 tot en met 23 april heeft GeONE met haar zuster The ONE weer nieuwe oplossingen en toepassingen gedemonstreerd voor de (lokale) overheden.
Met name de gebruikersvriendelijke document en email management oplossing op basis van Microsoft SharePoint trok erg veel aandacht.
Daarnaast vielen de nieuwe standaard oplossingen voor Google Maps erg in de smaak.
GeONE en The ONE zien het Overheid en ICT event ook als een belangrijk moment om klanten en partners weer te ontmoeten.

Major international law firm Linklaters has equipped their new Kinstellar spinoff with document management facilities based on Microsoft SharePoint and DMF Professional.

klik hier voor de Case Study op Microsoft.com *ENGELS

BRON: Computable
AUTEUR: Rian van Heur

Het merendeel van de Nederlandse organisaties wil het intranet vernieuwen. Zij overwegen daartoe relatief vaak Microsoft Sharepoint, hoewel de markt zeer is versnipperd. Een maatwerk content management systeem (cms) gebruiken ze daarbij steeds minder vaak.

Meer dan de helft van de Nederlandse organisaties is bezig met het vernieuwen van het intranet, een interne website waarop veel bedrijven bijvoorbeeld hun personeel informeren. Dat blijkt uit de Intranet Monitor 2009 onder 1077 organisaties. Zo willen de bedrijven er meer interactieve mogelijkheden aan toevoegen. Daarnaast nemen de afgeschermde webpagina's steeds vaker de functie van het personeelsblad over.

Microsoft Sharepoint wordt relatief het meest gebruikt voor het intranet. "Dat komt vaak vanuit de ict-afdeling", zegt directeur Theo Hylkema van internetbureau Entopic, die het onderzoek uitvoerde. Ongeveer vijftien procent van de Nederlandse organisaties gebruikt het Microsoft-platform.

Versnipperd
"De markt voor intranet-platformen is versnipperd", zegt Hylkema. Buiten platformen van verschillende leveranciers gebruikt tien procent van de organisaties een maatwerk-platform voor het intranet. Dat is minder dan in 2003. Toen gebruikte nog vijftien procent van de organisaties een maatwerk-cms.

In een ideale organisatie is een samenwerkingsverband van de communicatie-afdeling en de ict-afdeling verantwoordelijk voor het intranet, zegt Hylkema. In de praktijk komt het echter vaak voor dat of de ict-afdeling of de communicatie-afdeling eindverantwoordelijke is voor het vernieuwingsproject. "Je merkt dan dat de focus op de communicatieve of instrumentele kant van het intranet ligt", aldus de directeur.

In het zuster ict-topic van ecm wordt uitgebreid gepraat over Enterprise Search. Hier in bi-land is het echter behoorlijk stil (hoewel bijvoorbeeld Andries Bottema het wel besproken heeft). Hoe komt dit? Weten bi'ers te weinig van ecm? Is er zo'n hokjesgeest? Kijken wij neer op ongestructureerde data en als gevolg daarvan op alles wat daarmee te maken heeft? Hoe het ook zij, ik denk dat een stuk extra aandacht best op zijn plaats is.

Enterprise Search is een verschijnsel dat uit de hoek van enterprise content management afkomstig is. Er is enorm veel ongestructureerde data aanwezig in een bedrijf. Denk aan documenten in directories, e-mail, content op intranetpagina's, offertes in Word-formaat of pdf. Enterprise Search is een soort Google voor je bedrijf. Zo'n tool indexeert al deze bestanden en maakt het zoeken middels geavanceerde zoekcriteria mogelijk.

Enterprise Search is in mijn opinie niet zomaar iets. Het zal breed ingezet gaan worden de komende jaren. Hier is een aantal redenen voor aan te voeren:

• 1. Er is een technology push vanuit de medewerker. Veel mensen gebruiken deze tools inmiddels zelf. Vaak worden ze je opgedrongen middels Google Toolbars en verbeterde zoekfunctionaliteiten van Windows Vista. Wat een medewerker als handig ervaart op zijn eigen pc, wil hij ook op werk (maar dan op bredere schaal).
• 2. De technologie wordt steeds beter. Het is inmiddels mogelijk ook in databases te zoeken en natural language processing dringt door.
• 3. De implementatie van een Enterprise Search-tool kan relatief eenvoudig en goedkoop (nogmaals: relatief). Ict-bazen kunnen derhalve vlot gehoor geven aan de vraag van hun gebruikers. Overigens, de uitbouw met geavanceerdere mogelijkheden zoals database search is vele malen ingewikkelder, maar de start is snel te maken.
• 4. Het is een noodzaak. Uit onderzoek blijkt dat de hoeveelheid bedrijfsdata iedere anderhalf jaar verdubbelt. Het wordt steeds moeilijker dat specifieke document te vinden. De grote hoeveelheden e-mail maken het vaak onmogelijk om het dagelijks netjes archiveren goed bij te houden.

Dit is niet alleen mijn opinie. Het feit dat de grote bedrijven inmiddels ook flink inkopen op de Enterprise Search-markt onderschrijft deze visie. Zo heeft Microsoft dit jaar FAST en Powerset gekocht, SAS lijfde Teragram in en SAP en Intel investeren in zoekbedrijf Endeca. De bedragen zijn overigens niet mis. Zo betaalde Microsoft maar liefst 1,2 miljoen dollar voor de aanschaf van FAST. Dit toont het belang van deze markt aan.

Wat moet business intelligence hier nu mee? Besef dat Enterprise Search ook een informatiemarkt is. Medewerkers hebben vragen en kunnen voor antwoorden terecht bij Enterprise Search. Dezelfde insteek als dat ze met hun vragen terecht kunnen bij bi. Bi heeft er dus een (interne) concurrent bij. Maar is dit een serieuze concurrent? Misschien niet op alle vlakken. Bi verwerkt hoofdzakelijk gestructureerde data en Enterprise Search ongestructureerde data, maar dit is aan het veranderen. Bi kruipt steeds vaker naar de ongestructureerde kant en de Enterprise Search-tools worden steeds slimmer en kunnen nu ook gestructureerde gegevens indexen. Toch concurrentie, denk ik, en die wordt alleen maar heviger.

Als Enterprise Search de komende jaren zwaar uitgerold wordt in onze bedrijven, dan grijpt zij gewoon een flink stuk van de informatie. En komen bi en Enterprise Search elkaar tegen. Wanneer de medewerkers gebruik gaan maken van deze functionaliteit, en dat gaan ze, dan ontstaat er mogelijk een strijd om de aandacht. En aangezien 70 procent van alle data ongestructureerd is (sommige onderzoekers spreken zelfs van 90 procent) heeft Enterprise Search wat dat betreft een streepje voor.

De bi-bedrijfsinformatie wordt nu veelal in de vorm van een portal ontsloten. Ik weet nog wel dat ik vroeger op het internet ook vaak van portals gebruik maakte. Maar de www.startpagina.nl's zijn bij mij intussen vervangen door Google. Dat is mijn ingang tot het web. Zou dit ook zo gaan met de bedrijfsmatige portals? Ik denk het wel. En met de bi-portals? Ook daar zal vermoedelijk veel veranderen. Ook hier heeft de aanpak van Enterprise Search een streepje voor.

Natuurlijk heeft bi een stapel voordelen. Zo zijn er middels datawarehouses veel gegevens geïntegreerd, is er nieuwe informatie afgeleid, zijn er (sub)totalen aanwezig en trend, wordt er heel veel aandacht besteed aan definities en ligt er veelal een goed autorisatiemodel over de output. Ondanks dat denk ik dat het zinvol is dat wij als bi de Enterprise Search-trein in de gaten houden. En gaan meerijden. Zo zou de zoekopdracht 'factuur' naast alle ongestructureerde resultaten ook een setje gestructureerde zaken moeten opleveren, zoals rapporten die factuurtrends laten zien en kubussen met verkoopgegevens. Ik weet dat Microsoft hiermee bezig is, maar dat ontslaat ons niet van de verplichting hier ook over na te denken.

BRON: Computable

Klik hier voor de link naar het artikel.

Het nieuwe werken wordt in steeds meer bedrijven toegepast. Mondiale intergratie, opkomst van de digitale revolutie, toenemende vergrijzing, continue connectiviteit en overheids- en marktregulering vragen om een nieuwe aanpak. De concurrentiepositie staat onder druk en bedrijven moeten steeds meer verantwoording afdragen. Door de digitalisering wordt het steeds eenvoudiger om plaats- en tijdonafhankelijk te werken en werknemers gaan dit ook steeds meer verwachten. De work/life-balance wordt immers steeds belangrijker. Werk en privé lijken steeds meer in elkaar verweven. Privé e-mail checken tijdens kantooruren is meer regel dan uitzondering. In steeds meer kantoorpanden worden flexplekken ingericht. Niet alleen wordt hiermee bespaard op kantoorruimte, maar dit leidt ook tot een betere sfeer op kantoor (eilandjes politiek wordt geëlimineerd).

Om het nieuwe werken goed vorm te kunnen geven is een goed functionerende ict-omgeving essentieel. Er is niets vervelender dat mensen niet kunnen inloggen of dat het netwerk buiten het bedrijf te traag is. Het nieuwe werken begint dus met een goed geoliede ict-infrastructuur. Als dit aanwezig is komt ecm om de hoek kijken. Vooral het onderdeel documentmanagement is onmisbaar in het nieuwe werken. Plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werknemers inloggen op het ecm-systeem. Correspondentie, dossiers en documenten zijn altijd beschikbaar en toegankelijk. Ook wanneer er gewerkt wordt op kantoor is dit belangrijk. Je hebt immers geen eigen werkplek meer en vaak ook onvoldoende ruimte voor dossiers. Op het kantoor van Google bijvoorbeeld hebben werknemers enkel nog een locker voor persoonlijke bezittingen en is het verder kantoor document- en dossiervrij.

Ecm maakt zelfs het projectmatig werken mogelijk. Door documentbeheer is het mogelijk om met meer personen aan één stuk te werken. Hierdoor hoef je als projectteam geen gezamenlijke werkplek te creëren. Door de nieuwste authenticatie-, autorisatie- en auditing-technieken is ook de veiligheid gewaarborgd. De documenten zijn opgeslagen in een gecontroleerde omgeving waarin alleen daartoe geautoriseerde werknemers wijzigingen in de documenten kunnen doorvoeren.

Ecm leidt dus niet alleen tot efficiëntieverbeteringen, kostenbesparingen en doorlooptijdverkortingen, maar is ook een middel die het toepassen van het nieuwe werken vereenvoudigd.

BRON: Computable

Link: http://www.computable.nl/artikel/ict_topics/ecm/2794135/1277020/ecm-onmisbaar-in-het-nieuwe-werken.html

Google heeft een Mac-versie uitgebracht van de Google Earth plugin voor webbrowsers. De plugin werkt met zowel Safari als FireFox op de Mac.

Hoewel de plugin niet alle functionaliteiten biedt als de losse Googe Earth applicatie, kunnen functies van de applicatie nu wel direct in de browser worden gebruikt.

Zo kunnen .kml bestanden direct geopend worden en aantekeningen en markeringen op de aarde worden aangebracht.

Maandag 17 november 2008, 12:43 - Microsoft vult vandaag zijn 'Software+Services'-strategie verder in met online versies van Exchange en SharePoint.

Exchange Online en SharePoint Online worden gepresenteerd tijdens een evenement in San Francisco. Een woordvoerster van het bureau heeft de introductie bevestigd, zo meldt de nieuwsdienst van IDG.

De online varianten van Exchange en SharePoint kwamen in maart van dit jaar al beschikbaar in de vorm van een beperkte bèta. Idee is dat bedrijven de software kunnen gebruiken op abonnementsbasis. De software kan daarbij op eigen servers draaien of op servers van Microsoft, of op beide. De Online Services worden ook aangeboden via partners als Getronics, Unisys en BT die daar zelf weer aanvullende diensten bij kunnen leveren.

Online Suite

De online versies worden behalve als losstaande producten ook als onderdeel van Microsoft Online Services aangeboden. Deze suite bestaat verder uit Office Communications Online voor unified communications en de webconferencing-toepassing Office Live Meeting.

Exchange Online gaat 10 dollar per gebruiker per maand kosten. Aan SharePoint Online hangt een prijskaartje 7,25 dollar per gebruikers per maand. Office Communications Online en Live Meeting worden begin volgend jaar als losse producten op de markt gebracht tegen een prijs van respectievelijk 2,50 en 4,50 dollar per gebruiker per maand.

Compliance is nauwelijks een reden om mail te archiveren. Het kunnen terugvinden van één specifieke mail is dat wel. Vierendertig procent van de organisaties vindt dat de wet- en regelgeving op het gebied van mailbeheer organisaties onnodig op kosten jaagt.

De reden die door organisaties het vaakst wordt genoemd om hun mail te archiveren is ‘het terug kunnen vinden van een specifieke mail.' Veertig procent van de ondervraagden noemt deze reden. Binnen de zakelijke dienstverlening wordt dit argument het meest genoemd, namelijk door vijfenzestig procent van de geênqueteerden. Dat blijkt uit onderzoek van MarketCap in opdracht van Computable onder ruim duizend ict'ers.

Compliance is voor bedrijven één van de minst belangrijke redenen om hun mailarchief op orde te brengen: slechts vijftien procent van de ondervraagden noemt dit argument als reden om gebruik te maken van mailarchiveringsoplossingen.

Desondanks is zesentwintig procent van de geênqueteerden het deels eens met de stelling ‘De wet- en regelgeving op het gebied van mailbeheer jaagt organisatie onnodig op kosten'. Acht procent is het er zelfs volledig mee eens.

Juridische argumenten

Een ‘betere beheersing van mail' vormt wel een belangrijke reden om mail te archiveren, vooral binnen de zakelijke dienstverlening. Over het geheel genomen noemt achtendertig procent van de ondervraagden deze reden. Binnen de zakelijke dienstverlening wordt het argument door maar liefst eenenvijftig procent van de geênqueteerden genoemd.

Op de derde plaats volgt ‘voor juridische en operationele doeleinden', dat door achtentwintig procent van de organisaties wordt genoemd als reden om mail te archiveren. Niet geheel verwonderlijk wordt dit argument binnen de financiële dienstverlening het hoogst aangeslagen: voor zesenzestig procent van de financiële dienstverleners zijn juridische en operationele doeleinden een reden om mail te archiveren.

Andere redenen om mail te archiveren spelen in mindere mate een rol: bijna twintig procent van de ondervraagden noemt ‘het minder belasten van de mailserver', veertien procent ‘het overbodig maken van persoonlijke archivering', negen procent archiveert mail om kosten te besparen.

E-mailmanagement is nog niet echt doorgedrongen in het bedrijfsleven. Maar het is wel belangrijk om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving. Waar moet je als bedrijf op letten als je een e-mailmanagementsysteem wilt invoeren? De experts van het topic ECM geven tips.

1. Betrek de ondernemingsraad

Bij sommige bedrijven dient de gedragscode van het bedrijf aangepast te worden als er een e-mailmanagementsysteem wordt ingevoerd. In de gedragscode moet komen te staan dat e-mail wordt opgeslagen, wat de bewaartermijn is en wat de bevoegdheden zijn van de compliancy manager. De nieuwe code dient eerst ter instemming aan de ondernemingsraad (or) worden voorgelegd. Hierna kan pas met het project worden gestart.

2. Houd rekening met de privacyregelgeving

Veel gebruikers vinden e-mail iets persoonlijks. Bij het invoeren van een e-mailmanagementsysteem krijg je te maken met privacy. Hans Kaashoek, Strategy Partners: "Op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) dienen bij uitdiensttreding een aantal zaken, waaronder ook e-mail, binnen twee jaar te worden verwijderd behalve als de betreffende mail valt onder de administratieplicht." Volgens Kaashoek is het omslachtig om alle e-mail na te lopen en te bepalen wat bewaard dient te worden. Hij geeft daarom de tip om alle e-mail te verwijderen, behalve de gearchiveerde kopieën. "Deze zijn enkel benaderbaar met speciale bevoegdheden, bijvoorbeeld door de compliancymanager." Deze manier van werken dient wel te worden aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens.

3. Zorg voor een goede zoekfunctie

Met alleen een e-mailopslagsysteem ben je er niet, vindt Victor Cohen, General Manager Noord-Europa bij Autonomy. Het moet ook mogelijk zijn om door de opgeslagen e-mail te zoeken. "In geval van een rechtszaak is het bijvoorbeeld nodig om binnen een bepaalde tijdsperiode alle relevante e-mail aan te kunnen leveren. De Amerikaanse Federal Rules of Civel Procedure (FRCP), waar ook Nederlandse ondernemingen mee te maken hebben, hanteert bijvoorbeeld 99 dagen. Binnen die tijd moet alle voor de juridische casus relevante elektronisch opgeslagen informatie aangeleverd worden, ongeacht formaat of locatie van de informatie", schrijft Cohen.

4. Kies een geïntegreerd systeem

E-mailbeheer moet onderdeel zijn van je informatiebeheer. Richard Zeevat, business consultant bij Acanthis: "E-mail gaat ergens over en hoor ergens bij (dossier/zaak) en moet dan ook in (en met) die context worden opgeslagen." Jonne Joosten, programmamanager bij You Move denkt dat deze manier van archiveren wel wat van de gebruikers vereist. Zij zijn vaak erg gehecht aan hun eigen e-mail- en opslagsysteem. "Dit heilige huisje moet daarbij niet worden onderschat. Maar er zijn redelijk wat bedrijven die e-mail in het e-mailsysteem na een paar maanden automatisch verwijderen." Dan wordt het noodzakelijk om e-mail op te slaan in het documentbeheersysteem.

5. Maak een selectie

Niet alles hoeft bewaard te worden. Cohen: "Privémailtjes of mailtjes aan collega's over bijvoorbeeld het bedrijfsuitje hoeven natuurlijk niet bewaard te worden." Zijn oplossing is een intelligente softwareoplossing die de inhoud van de mail begrijpt en herkent of deze mail bewaard moet worden of aangepast moet worden. Zeevat heeft een simpelere oplossing: "Denk ook aan specifieke onderwerpen waarvoor speciale e-mail postbussen zijn aangemaakt (helpdesk@bvnederland.nl/ klacht@bvnederland.nl/ vergunning@bvnederland.nl etc), die kunnen helpen in het filteren van e-mail."