Nieuws

Microsoft SharePoint Connections 2010

28 en 29 september 2010, World Forum, Den Haag 

GeONE is Gold sponsor van dit SharePoint event. Gedurende 2 dagen zal GeONE haar SharePoint oplossingen op het gebied van Enterprise Information Management (EIM) demonstreren: Document Management en Email Management, Record Management en Business Process Management.

Voor meer informatie over het programma en inschrijving klik hier.

Met de grote hoeveelheid verbeteringen in schaalbaarheid, functionaliteit en beheersmogelijkheden is SharePoint 2010 een veel sterker platform voor Document Management oplossingen. Deze GeONE notes bespreekt een aantal belangrijke verbeteringen en de toegevoegde waarde van DMF in combinatie met SharePoint 2010. De combinatie van SharePoint 2010 en DMF zorgt voor de gebruikersvriendelijk die nodig is om de SharePoint 2010 implementatie tot een succes te maken.

Download hier het volledige artikel.

Wil jij werken voor een snelgroeiende en ambitieuze organisatie in een inspirerende omgeving. En een wezenlijke bijdrage leveren aan onze vooruitstrevende SharePoint oplossingen bij gerenommeerde bedrijven? Neem dan contact met ons op!  

Voor meer informatie klik hier

De officiele release van SharePoint 2010 en Office 2010 is via de onderstaande link te bekijken. Aanvang 17.00, achteraf blijven alle ins en outs op de pagina staan.

Virtuele Release SharePoint 2010 en Office 2010 klik hier.

De release datum van Office 2010 en SharePoint 2010 staat vast: 12 mei 2010. Om 17 uur Nederlandse tijd vindt er een virtueel launch event plaats met een keynote van Stephen Elop, hoofd van de Microsoft Business Division. Meer info: http://sharepoint.microsoft.com/2010launch.

Uitstekende video over SharePoint 2010. In deze (Engelse) instructiefilm is te zien hoe de nieuwe gebruikersinterface van SharePoint 2010 is opgebouwd. Wat zijn de verschillen met SharePoint 2007, binnen de video word ondermeer de ribbon besproken, drag and drop functionaliteiten, in en out checken van documenten integratie met Office 2010 en het aanpassen van de layout van pagina’s. Video komt uit het SharePoint team van Microsoft.

Klik hier voor de video

GeONE is verheugd te melden dat onlangs de nieuwe release is verschenen van het DMF Professional Legal Pack. De document management oplossing op basis van SharePoint voor advocatenkantoren en juridische afdelingen.

Deze nieuwe release beschikt over Client Matter gebaseerd browsen en zoeken, geavanceerde document nummering en uitgebreide autorisatie mogelijkheden.

Daarnaast beschikt het DMF Legal Pack over de alom geprezen Outlook integratie. “Drag en Drop” van email berichten en bijlagen naar elke gewenste locatie binnen SharePoint.  De nieuwe zoekfunctionaliteit in Outlook maakt het bovendien mogelijk om met behulp van metadata de gewenste bestanden te vinden.

Uiteraard blijft de naadloze integratie met de andere Office applicaties en Adobe modules bestaan.

GeONE levert exclusief de DMF productrange voor Microsoft SharePoint add-ons in de Benelux.

Download hier de brochure voor DMF Professional Legal Pack.

Hieronder worden een aantal stats en foto´s getoond van dit event. Wilt u meer informatie over SharePoint 2010 en de integratie van DMF met SharePoint 2010 dan horen wij dat graag.

Microsoft SharePoint Connections 2010

18 en 19 januari 2010, Amsterdam, Rai 

Learn, Network and Connect

GeONE is Gold sponsor van dit SharePoint event. Gedurende 2 dagen zal GeONE haar SharePoint oplossingen op het gebied van Document Management en Email Management demonstreren.

Voor meer informatie klik hier

29-10-2009 

Internetreus Google heeft afgelopen woensdag voor veel commotie gezorgd bij beleggers in het aandeel van navigatieproducent TomTom. Google heeft op een beurs in Amsterdam namelijk aangekondigd in de markt van gespecialiseerde navigatiesoftware te stappen met Google Maps Navigation

Deze aankondiging is erg slecht nieuws voor bedrijven als TomTom en Garmin die er met Google een zeer belangrijke concurrent bij krijgen. Google Maps Navigation, zoals het product gaat heten, wordt beschikbaar op mobiele telefoons die draaien op het besturingssysteem Google Android versie 2.0.

Google Android

Google heeft al enige tijd groot succes op de markt van mobiele telefonie met haar eigen besturingssysteem Google Android. Het bedrijf wil dit succes uitbreiden door met bijvoorbeeld spraakherkenning en de StreetView dienst de concurrenten Apple en Microsoft achter zich te laten.

Aandeel TomTom

De aankondiging van Google had direct grote impact op het aandeel TomTom, dat gisteren 20 procent lager sloot, op een koers van € 8,11. Het aandeel liep al niet lekker, nadat het bedrijf zelf met tegenvallende omzet- en verkoopcijfers naar buiten kwam.

Google Maps Navigation moet vanaf volgende week beschikbaar zijn binnen de Android Market in de VS. Telecomaanbieder Verizon Wireless brengt dan samen met Motorola een nieuw toestel op de markt. De telefoon, genaamd 'Droid', zal verder beschikken over de nieuwste versie van het besturingssysteem Android namelijk, 2.0.

Inkomsten

TomTom doet er echter alles aan om andere inkomstenbronnen, dan alleen de verkoop van stand-alone apparaten, aan te boren. Ook op de mobiele markt is TomTom inmiddels actief met een speciale versie van haar navigatiesoftware voor de iPhone van Apple. In tegenstelling tot Google Maps Navigation moet er voor TomTom tussen de € 63,- en € 100,- worden betaald.

Gepubliceerd: Dinsdag 20 oktober 2009
Auteur: Ernst-Jan Hamel
Bron: Webwereld.nl

De bèta van Office 2010 komt tegelijk met die van SharePoint. De releases zijn volgens Microsoft samengevoegd om samenwerking tussen de twee producten makkelijker te maken. De uiteindelijke versie van SharePoint 2010 verschijnt in de eerste helft van 2010. Dat is ook de officiële planning voor de nieuwe Office-versie.

Naast een door bedrijven zelf gehoste versie (SharePoint Server), verschijnt er in 2010 ook een door Microsoft gehoste editie (SharePoint Online). Klanten kunnen er daarbij voor kiezen om een deel binnen de eigen firewall te houden, en de rest bij Microsoft neer te zetten. Dat geldt ook voor applicaties die gebouwd zijn op SharePoint.

Online service
Sinds 2008 (2009 buiten de VS) is er al de mogelijkheid om SharePoint als online service af te nemen. Ceo Steve Balllmer zei in zijn openingstoespraak op de Sharepoint-conferentie dat er inmiddels 1 miljoen gebruikers zijn van SharePoint Online. Dat omvat ook het internationaal opererende farmaceutische bedrijf GlaxoSmithKline. Met SharePoint 2010 worden er nog meer mogelijkheden in de online versie gestopt.

Ook probeert Microsoft SharePoint 2010 in de markt te zetten als cms voor internetsites. Veel bedrijven gebruiken SharePoint vooral voor samenwerken aan documenten en voor het publiceren op een intranet, niet voor internetsites. Ballmer haalde voor een publiek van circa 7000 man een lange lijst voorbeelden aan van sites, zoals die van Ferrari en Volvo, die juist gemaakt zijn met SharePoint.

Zoektechnologie
De in 2008 aangekochte zoektechnologie Fast moet SharePoint 2010 als cms voor internetsites interessanter maken. Veel bedrijven hebben immers enorme (product)databases die worden bevraagd door internetgebruikers. Fast is ook bedoeld voor bedrijven die enorme archieven aan documenten hebben die ze snel willen doorzoeken.

De nieuwe SharePoint-versie krijgt ook ingebouwde ondersteuning voor Microsofts multimediatechnologie Silverlight. Bedrijven kunnen dan video's in dat formaat hosten vanaf hun eigen servers voor intranet óf internet. Om te zorgen dat alle browsers met SharePoint gemaakte sites op dezelfde manier weergeven heeft Microsoft naar eigen zeggen volledige xhtml-ondersteuning ingebouwd in de nieuwe versie.

Ribbon
De van Office 2007 bekende ribbon zal op veel plekken in de interface te vinden zijn, zowel voor eindgebruiker als voor beheerders en developers. Ook komt er een mobiele client, waarvan Microsoft een bètaversie liet zien op het podium. Die draaide op de nieuwe versie 6.5 van het eigen besturingssysteem Windows Mobile.

Een nieuwe feature van SharePoint 2010 is Workspace, dat onder de werknaam 'Groove' is ontwikkeld. Het is een van de tools waarmee SharePoint het hek van het bedrijfsnetwerk wil doorbreken. Gebruikers kunnen met Workspace hun documenten offline bijwerken, waarna wijzigingen bij terugkeer in het bedrijfsnetwerk automatisch worden gesynchroniseerd.

Meer bevoegdheden
Eindgebruikers krijgen meer bevoegdheden in SharePoint 2010. Vanuit diverse plekken kan de database gewijzigd worden. In de nieuwe Outlook 2010 kunnen gebruikers bijvoorbeeld contactgegevens van een klant bewerken, waarna die direct worden bewerkt in de database voor Sharepoint.

Voor developers is er in SharePoint 2010 een zogenaamde developer dashboard gemaakt. Daar kunnen kunnen zij zien hoe lang een applicatie er over doet om te laden, en wordt het makkelijker om bugs uit de code te vissen. De meeste van deze innovaties gelden alleen voor SharePoint 2010; ze worden niet toegevoegd aan eerdere versies.

Geen IE6
Sharepoint 2010 zal alleen 64 bit-processoren ondersteunen en werkt alleen met de 64-bit uitvoeringen van SQL Server versie 2005 of 2008. Ook is er minimaal Internet Explorer 7 nodig. “Ik weet dat ict-budgetten krap zijn door de recessie, maar we vonden dit echt van belang om het product zo goed mogelijk te maken”, zegt Jeff Teper, corporate vice president van SharePoint, bij de presentatie van de nieuwe versie.

Hoge systeemeisen
De hardware- en softwarevereisten zijn vooral voor kleinere bedrijven hoog. “Maar die bedrijven kunnen ook kiezen voor SharePoint Online en alles hosten bij Microsoft. Dan hoeven ze helemaal niet te voldoen aan die systeemeisen”, vertelt een softwaredeveloper van Ironworks, een van de talloze aanwezige bedrijven die applicaties biedt voor SharePoint.

Voor bedrijven die diensten leveren rondom SharePoint zit er wel een nadeel aan de online versie, vertelt hij. Applicaties introduceren is bij de webversie immers een kwestie van aanklikken, en behoeft geen expertise van een dienstverlenend bedrijf.

Nieuwe release Document Management Framework (DMF) voor SharePoint beschikbaar

GeONE BV introduceert versie 6.6 van het Document Management Framework voor SharePoint. DMF 6.6 stelt organisaties in staat om SharePoint in te zetten als volwaardige Document Management oplossing.

DMF 6.6 is op diverse punten verbeterd en aldus GeONE de meest geavanceerde Document Management oplossing op basis van SharePoint.

De belangrijkste verbetering van DMF 6.6 is de vergaande Outlook integratie. DMF 6.6 maakt het mogelijk om email berichten en attachments te slepen naar elke locatie binnen SharePoint.
De nieuwe zoekfunctionaliteit in Outlook maakt het mogelijk om met behulp van metadata en sleutelwoorden te zoeken naar alle bestanden in SharePoint. Daarnaast wordt Outlook uitgebreid met een SharePoint previewscherm voor vrijwel alle type bestanden en is de performance van DMF aanzienlijk verbeterd.

Uiteraard blijft de naadloze integratie met de andere Office applicaties en Adobe modules bestaan.

GeONE levert exclusief de DMF productrange voor Microsoft SharePoint add-ons in de Benelux.

Traditiegetrouw werd de Netwerkdag van het Waterschapshuis gehouden in de Fabrique te Utrecht. Een uitstekende locatie om met de afgevaardigden van de Waterschappen en Hoogheemraadschappen en branchegenoten van gedachten te wisselen over de verschillende ontwikkelingen.

Voor GeONE een uitlezen kans om te bekijken waar nieuwe uitdagingen liggen en voor de Waterschappen en Hoogheemraadschappen de mogelijkheid om zich te laten informeren over de nieuwe ontwikkelingen bij GeONE.

Het voornaamste dat GeONE is opgevallen is de toenemende interesse in Microsoft SharePoint. Een steeds groter aantal Waterschappen en Hoogheemraadschappen is SharePoint aan het testen of heeft SharePoint inmiddels in productie om informatie gestructureerd te delen binnen en buiten de organisatie.

GeONE levert standaard oplossingen op basis van Microsoft SharePoint voor het invullen van Document en Email Management vraagstukken.
De komende periode worden de eerste demonstraties bij diverse Waterschappen en Hoogheemraadschappen verzorgd.

Daarnaast waren de bekende puzzels van GeONE (“waarvoor wij de oplossing hebben” ) erg in trek.
Op het youtube kanaal van het Waterschapshuis wordt een van de puzzels zelfs uitvoerig uitgelegd.
www.youtube.com/user/hetwaterschapshuis  of http://www.youtube.com/watch?v=FBxyi-3UNFk

Dit jaar is GeONE weer aanwezig op de netwerkdag van het Waterschapshuis.

De netwerkdag staat dit jaar in het teken van “uw rol”. De informatievoorziening heeft hoge ambities, ook in de waterwereld. Om deze waar te kunnen maken is vooruitgang noodzakelijk.

Dit kan alleen als (overheid)organisaties samen werken aan een efficiënte en vernieuwende informatievoorziening: waterschappen, rijk, provincies, gemeenten, kennisinstituten en bedrijven. Met een gezamenlijk doel: Er voor te zorgen dat Nederland beschikt over schoon en voldoende water, beschermd is tegen overstromingen en waterwegen heeft die goed bevaarbaar zijn.

De netwerkdag is een dag van ontmoeting, inspiratie en kennis delen. Er zijn ruime pauzes, lezingen, workshops en zeepkistpresentaties. Dit jaar wordt dieper ingegaan op de verschillende rollen, taken en gezamenlijke verantwoordelijkheden in het hele proces om te komen tot integrale innovatieve informatievoorziening. Wat is uw rol en wat zijn uw verantwoordelijkheden?

De netwerkdag vindt plaats in de vertrouwde locatie “De Fabrique” in Utrecht. Dit oude industriële complex ademt de sfeer van voorbije tijden. De hallen zijn verlaten door de noeste werkers van voorheen en worden nu nagenoeg onaangetast geëxploiteerd als congrescentrum. Dat biedt een ongekende sfeer. Een sfeer waarin de netwerkdag al vele jaren succesvol is georganiseerd.

Link naar Sneak Peek filmpjes SharePoint 2010

http://sharepoint.microsoft.com/2010/Sneak_Peek/Pages/default.aspx

BRON: DOCUFACTS
AUTEUR:  Corne van Hoof

De hele IT wereld praat over het ‘nieuwe werken’, hierbij ligt de nadruk vooral op ‘collaboration & presence’, ofwel vrijvertaald het ‘samenwerken & beschikbaar’ zijn. Door deze ontwikkelingen komen de werelden van voice (telecom) en data tot elkaar.

Software als Microsoft Office Communications Server (OCS) maakt het mogelijk om inzicht te krijgen in de beschikbaarheid van een bepaalde collega en biedt daarnaast de mogelijkheid om een chat of zelfs een direct gesprek op te starten, bestanden te delen,etc.

Een aantal bedrijfsectoren (accountancy, verzekeringsmaatschappijen) hebben de kracht van unified communications al ontdekt en zetten deze ook commercieel in richting hun klanten. Denk hierbij aan de mogelijkheid tot een chatsessie aanvullend op een informatie aanvraag, inzicht in de aan/afwezigheid van de persoonlijke accountmanager, etc.

ECM 2.0

Het verbaast me dan ook dat deze ontwikkelingen van unified communications enigszins achterblijven in de wereld van document en content management.

De integratie blijft meestal beperkt tot de inzet van ‘smart tags’ in documenten. Een smarttag herkent een bepaalde tekst string en kan hier een associatie aan koppelen.
Voorbeeld; in een document staat de naam ‘Jan Smit’, via een smarttag koppeling richting OCS kan worden aangegeven of deze gebruiker wel of niet aanwezig is (presence).

De integratie van ECM en unified communications kan echter nog verder gaan, vandaar de kreet ECM 2.0; veel content wordt op een gestructeerde manier vastgelegd via XML codering. Nu wordt er binnen de telecom wereld gebruik gemaakt van een afgeleid formaat, Voice XML deze web-standaard is net als XML ook afkomstig van het World Wide Web consortium. Voice kan dus ook als ‘content ‘ worden behandeld !

Denk aan de mogelijkheden die hierdoor ontstaan ; Een klant plaats via de telefoon een order m.b.v. een interactieve voice applicatie (IVR). Het selecteren en automatisch bellen van potentiele prospects,etc.

Als U nu denkt van dat is leuk, maar nog wel heel abstract, moet U binnen google de zoekterm VoiceXML is loslaten. Partijen als Microsoft, Cisco, Voicent,etc zijn vollop bezig met de ontwikkeling en promotie van voice applicaties gebaseerd op VoiceXML.

21 tot en met 23 april heeft GeONE met haar zuster The ONE weer nieuwe oplossingen en toepassingen gedemonstreerd voor de (lokale) overheden.
Met name de gebruikersvriendelijke document en email management oplossing op basis van Microsoft SharePoint trok erg veel aandacht.
Daarnaast vielen de nieuwe standaard oplossingen voor Google Maps erg in de smaak.
GeONE en The ONE zien het Overheid en ICT event ook als een belangrijk moment om klanten en partners weer te ontmoeten.

Major international law firm Linklaters has equipped their new Kinstellar spinoff with document management facilities based on Microsoft SharePoint and DMF Professional.

klik hier voor de Case Study op Microsoft.com *ENGELS

BRON: Computable
AUTEUR: Rian van Heur

Het merendeel van de Nederlandse organisaties wil het intranet vernieuwen. Zij overwegen daartoe relatief vaak Microsoft Sharepoint, hoewel de markt zeer is versnipperd. Een maatwerk content management systeem (cms) gebruiken ze daarbij steeds minder vaak.

Meer dan de helft van de Nederlandse organisaties is bezig met het vernieuwen van het intranet, een interne website waarop veel bedrijven bijvoorbeeld hun personeel informeren. Dat blijkt uit de Intranet Monitor 2009 onder 1077 organisaties. Zo willen de bedrijven er meer interactieve mogelijkheden aan toevoegen. Daarnaast nemen de afgeschermde webpagina's steeds vaker de functie van het personeelsblad over.

Microsoft Sharepoint wordt relatief het meest gebruikt voor het intranet. "Dat komt vaak vanuit de ict-afdeling", zegt directeur Theo Hylkema van internetbureau Entopic, die het onderzoek uitvoerde. Ongeveer vijftien procent van de Nederlandse organisaties gebruikt het Microsoft-platform.

Versnipperd
"De markt voor intranet-platformen is versnipperd", zegt Hylkema. Buiten platformen van verschillende leveranciers gebruikt tien procent van de organisaties een maatwerk-platform voor het intranet. Dat is minder dan in 2003. Toen gebruikte nog vijftien procent van de organisaties een maatwerk-cms.

In een ideale organisatie is een samenwerkingsverband van de communicatie-afdeling en de ict-afdeling verantwoordelijk voor het intranet, zegt Hylkema. In de praktijk komt het echter vaak voor dat of de ict-afdeling of de communicatie-afdeling eindverantwoordelijke is voor het vernieuwingsproject. "Je merkt dan dat de focus op de communicatieve of instrumentele kant van het intranet ligt", aldus de directeur.

In het zuster ict-topic van ecm wordt uitgebreid gepraat over Enterprise Search. Hier in bi-land is het echter behoorlijk stil (hoewel bijvoorbeeld Andries Bottema het wel besproken heeft). Hoe komt dit? Weten bi'ers te weinig van ecm? Is er zo'n hokjesgeest? Kijken wij neer op ongestructureerde data en als gevolg daarvan op alles wat daarmee te maken heeft? Hoe het ook zij, ik denk dat een stuk extra aandacht best op zijn plaats is.

Enterprise Search is een verschijnsel dat uit de hoek van enterprise content management afkomstig is. Er is enorm veel ongestructureerde data aanwezig in een bedrijf. Denk aan documenten in directories, e-mail, content op intranetpagina's, offertes in Word-formaat of pdf. Enterprise Search is een soort Google voor je bedrijf. Zo'n tool indexeert al deze bestanden en maakt het zoeken middels geavanceerde zoekcriteria mogelijk.

Enterprise Search is in mijn opinie niet zomaar iets. Het zal breed ingezet gaan worden de komende jaren. Hier is een aantal redenen voor aan te voeren:

• 1. Er is een technology push vanuit de medewerker. Veel mensen gebruiken deze tools inmiddels zelf. Vaak worden ze je opgedrongen middels Google Toolbars en verbeterde zoekfunctionaliteiten van Windows Vista. Wat een medewerker als handig ervaart op zijn eigen pc, wil hij ook op werk (maar dan op bredere schaal).
• 2. De technologie wordt steeds beter. Het is inmiddels mogelijk ook in databases te zoeken en natural language processing dringt door.
• 3. De implementatie van een Enterprise Search-tool kan relatief eenvoudig en goedkoop (nogmaals: relatief). Ict-bazen kunnen derhalve vlot gehoor geven aan de vraag van hun gebruikers. Overigens, de uitbouw met geavanceerdere mogelijkheden zoals database search is vele malen ingewikkelder, maar de start is snel te maken.
• 4. Het is een noodzaak. Uit onderzoek blijkt dat de hoeveelheid bedrijfsdata iedere anderhalf jaar verdubbelt. Het wordt steeds moeilijker dat specifieke document te vinden. De grote hoeveelheden e-mail maken het vaak onmogelijk om het dagelijks netjes archiveren goed bij te houden.

Dit is niet alleen mijn opinie. Het feit dat de grote bedrijven inmiddels ook flink inkopen op de Enterprise Search-markt onderschrijft deze visie. Zo heeft Microsoft dit jaar FAST en Powerset gekocht, SAS lijfde Teragram in en SAP en Intel investeren in zoekbedrijf Endeca. De bedragen zijn overigens niet mis. Zo betaalde Microsoft maar liefst 1,2 miljoen dollar voor de aanschaf van FAST. Dit toont het belang van deze markt aan.

Wat moet business intelligence hier nu mee? Besef dat Enterprise Search ook een informatiemarkt is. Medewerkers hebben vragen en kunnen voor antwoorden terecht bij Enterprise Search. Dezelfde insteek als dat ze met hun vragen terecht kunnen bij bi. Bi heeft er dus een (interne) concurrent bij. Maar is dit een serieuze concurrent? Misschien niet op alle vlakken. Bi verwerkt hoofdzakelijk gestructureerde data en Enterprise Search ongestructureerde data, maar dit is aan het veranderen. Bi kruipt steeds vaker naar de ongestructureerde kant en de Enterprise Search-tools worden steeds slimmer en kunnen nu ook gestructureerde gegevens indexen. Toch concurrentie, denk ik, en die wordt alleen maar heviger.

Als Enterprise Search de komende jaren zwaar uitgerold wordt in onze bedrijven, dan grijpt zij gewoon een flink stuk van de informatie. En komen bi en Enterprise Search elkaar tegen. Wanneer de medewerkers gebruik gaan maken van deze functionaliteit, en dat gaan ze, dan ontstaat er mogelijk een strijd om de aandacht. En aangezien 70 procent van alle data ongestructureerd is (sommige onderzoekers spreken zelfs van 90 procent) heeft Enterprise Search wat dat betreft een streepje voor.

De bi-bedrijfsinformatie wordt nu veelal in de vorm van een portal ontsloten. Ik weet nog wel dat ik vroeger op het internet ook vaak van portals gebruik maakte. Maar de www.startpagina.nl's zijn bij mij intussen vervangen door Google. Dat is mijn ingang tot het web. Zou dit ook zo gaan met de bedrijfsmatige portals? Ik denk het wel. En met de bi-portals? Ook daar zal vermoedelijk veel veranderen. Ook hier heeft de aanpak van Enterprise Search een streepje voor.

Natuurlijk heeft bi een stapel voordelen. Zo zijn er middels datawarehouses veel gegevens geïntegreerd, is er nieuwe informatie afgeleid, zijn er (sub)totalen aanwezig en trend, wordt er heel veel aandacht besteed aan definities en ligt er veelal een goed autorisatiemodel over de output. Ondanks dat denk ik dat het zinvol is dat wij als bi de Enterprise Search-trein in de gaten houden. En gaan meerijden. Zo zou de zoekopdracht 'factuur' naast alle ongestructureerde resultaten ook een setje gestructureerde zaken moeten opleveren, zoals rapporten die factuurtrends laten zien en kubussen met verkoopgegevens. Ik weet dat Microsoft hiermee bezig is, maar dat ontslaat ons niet van de verplichting hier ook over na te denken.

BRON: Computable

Klik hier voor de link naar het artikel.

Het nieuwe werken wordt in steeds meer bedrijven toegepast. Mondiale intergratie, opkomst van de digitale revolutie, toenemende vergrijzing, continue connectiviteit en overheids- en marktregulering vragen om een nieuwe aanpak. De concurrentiepositie staat onder druk en bedrijven moeten steeds meer verantwoording afdragen. Door de digitalisering wordt het steeds eenvoudiger om plaats- en tijdonafhankelijk te werken en werknemers gaan dit ook steeds meer verwachten. De work/life-balance wordt immers steeds belangrijker. Werk en privé lijken steeds meer in elkaar verweven. Privé e-mail checken tijdens kantooruren is meer regel dan uitzondering. In steeds meer kantoorpanden worden flexplekken ingericht. Niet alleen wordt hiermee bespaard op kantoorruimte, maar dit leidt ook tot een betere sfeer op kantoor (eilandjes politiek wordt geëlimineerd).

Om het nieuwe werken goed vorm te kunnen geven is een goed functionerende ict-omgeving essentieel. Er is niets vervelender dat mensen niet kunnen inloggen of dat het netwerk buiten het bedrijf te traag is. Het nieuwe werken begint dus met een goed geoliede ict-infrastructuur. Als dit aanwezig is komt ecm om de hoek kijken. Vooral het onderdeel documentmanagement is onmisbaar in het nieuwe werken. Plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werknemers inloggen op het ecm-systeem. Correspondentie, dossiers en documenten zijn altijd beschikbaar en toegankelijk. Ook wanneer er gewerkt wordt op kantoor is dit belangrijk. Je hebt immers geen eigen werkplek meer en vaak ook onvoldoende ruimte voor dossiers. Op het kantoor van Google bijvoorbeeld hebben werknemers enkel nog een locker voor persoonlijke bezittingen en is het verder kantoor document- en dossiervrij.

Ecm maakt zelfs het projectmatig werken mogelijk. Door documentbeheer is het mogelijk om met meer personen aan één stuk te werken. Hierdoor hoef je als projectteam geen gezamenlijke werkplek te creëren. Door de nieuwste authenticatie-, autorisatie- en auditing-technieken is ook de veiligheid gewaarborgd. De documenten zijn opgeslagen in een gecontroleerde omgeving waarin alleen daartoe geautoriseerde werknemers wijzigingen in de documenten kunnen doorvoeren.

Ecm leidt dus niet alleen tot efficiëntieverbeteringen, kostenbesparingen en doorlooptijdverkortingen, maar is ook een middel die het toepassen van het nieuwe werken vereenvoudigd.

BRON: Computable

Link: http://www.computable.nl/artikel/ict_topics/ecm/2794135/1277020/ecm-onmisbaar-in-het-nieuwe-werken.html

Google heeft een Mac-versie uitgebracht van de Google Earth plugin voor webbrowsers. De plugin werkt met zowel Safari als FireFox op de Mac.

Hoewel de plugin niet alle functionaliteiten biedt als de losse Googe Earth applicatie, kunnen functies van de applicatie nu wel direct in de browser worden gebruikt.

Zo kunnen .kml bestanden direct geopend worden en aantekeningen en markeringen op de aarde worden aangebracht.

Maandag 17 november 2008, 12:43 - Microsoft vult vandaag zijn 'Software+Services'-strategie verder in met online versies van Exchange en SharePoint.

Exchange Online en SharePoint Online worden gepresenteerd tijdens een evenement in San Francisco. Een woordvoerster van het bureau heeft de introductie bevestigd, zo meldt de nieuwsdienst van IDG.

De online varianten van Exchange en SharePoint kwamen in maart van dit jaar al beschikbaar in de vorm van een beperkte bèta. Idee is dat bedrijven de software kunnen gebruiken op abonnementsbasis. De software kan daarbij op eigen servers draaien of op servers van Microsoft, of op beide. De Online Services worden ook aangeboden via partners als Getronics, Unisys en BT die daar zelf weer aanvullende diensten bij kunnen leveren.

Online Suite

De online versies worden behalve als losstaande producten ook als onderdeel van Microsoft Online Services aangeboden. Deze suite bestaat verder uit Office Communications Online voor unified communications en de webconferencing-toepassing Office Live Meeting.

Exchange Online gaat 10 dollar per gebruiker per maand kosten. Aan SharePoint Online hangt een prijskaartje 7,25 dollar per gebruikers per maand. Office Communications Online en Live Meeting worden begin volgend jaar als losse producten op de markt gebracht tegen een prijs van respectievelijk 2,50 en 4,50 dollar per gebruiker per maand.

Compliance is nauwelijks een reden om mail te archiveren. Het kunnen terugvinden van één specifieke mail is dat wel. Vierendertig procent van de organisaties vindt dat de wet- en regelgeving op het gebied van mailbeheer organisaties onnodig op kosten jaagt.

De reden die door organisaties het vaakst wordt genoemd om hun mail te archiveren is ‘het terug kunnen vinden van een specifieke mail.' Veertig procent van de ondervraagden noemt deze reden. Binnen de zakelijke dienstverlening wordt dit argument het meest genoemd, namelijk door vijfenzestig procent van de geênqueteerden. Dat blijkt uit onderzoek van MarketCap in opdracht van Computable onder ruim duizend ict'ers.

Compliance is voor bedrijven één van de minst belangrijke redenen om hun mailarchief op orde te brengen: slechts vijftien procent van de ondervraagden noemt dit argument als reden om gebruik te maken van mailarchiveringsoplossingen.

Desondanks is zesentwintig procent van de geênqueteerden het deels eens met de stelling ‘De wet- en regelgeving op het gebied van mailbeheer jaagt organisatie onnodig op kosten'. Acht procent is het er zelfs volledig mee eens.

Juridische argumenten

Een ‘betere beheersing van mail' vormt wel een belangrijke reden om mail te archiveren, vooral binnen de zakelijke dienstverlening. Over het geheel genomen noemt achtendertig procent van de ondervraagden deze reden. Binnen de zakelijke dienstverlening wordt het argument door maar liefst eenenvijftig procent van de geênqueteerden genoemd.

Op de derde plaats volgt ‘voor juridische en operationele doeleinden', dat door achtentwintig procent van de organisaties wordt genoemd als reden om mail te archiveren. Niet geheel verwonderlijk wordt dit argument binnen de financiële dienstverlening het hoogst aangeslagen: voor zesenzestig procent van de financiële dienstverleners zijn juridische en operationele doeleinden een reden om mail te archiveren.

Andere redenen om mail te archiveren spelen in mindere mate een rol: bijna twintig procent van de ondervraagden noemt ‘het minder belasten van de mailserver', veertien procent ‘het overbodig maken van persoonlijke archivering', negen procent archiveert mail om kosten te besparen.

E-mailmanagement is nog niet echt doorgedrongen in het bedrijfsleven. Maar het is wel belangrijk om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving. Waar moet je als bedrijf op letten als je een e-mailmanagementsysteem wilt invoeren? De experts van het topic ECM geven tips.

1. Betrek de ondernemingsraad

Bij sommige bedrijven dient de gedragscode van het bedrijf aangepast te worden als er een e-mailmanagementsysteem wordt ingevoerd. In de gedragscode moet komen te staan dat e-mail wordt opgeslagen, wat de bewaartermijn is en wat de bevoegdheden zijn van de compliancy manager. De nieuwe code dient eerst ter instemming aan de ondernemingsraad (or) worden voorgelegd. Hierna kan pas met het project worden gestart.

2. Houd rekening met de privacyregelgeving

Veel gebruikers vinden e-mail iets persoonlijks. Bij het invoeren van een e-mailmanagementsysteem krijg je te maken met privacy. Hans Kaashoek, Strategy Partners: "Op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) dienen bij uitdiensttreding een aantal zaken, waaronder ook e-mail, binnen twee jaar te worden verwijderd behalve als de betreffende mail valt onder de administratieplicht." Volgens Kaashoek is het omslachtig om alle e-mail na te lopen en te bepalen wat bewaard dient te worden. Hij geeft daarom de tip om alle e-mail te verwijderen, behalve de gearchiveerde kopieën. "Deze zijn enkel benaderbaar met speciale bevoegdheden, bijvoorbeeld door de compliancymanager." Deze manier van werken dient wel te worden aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens.

3. Zorg voor een goede zoekfunctie

Met alleen een e-mailopslagsysteem ben je er niet, vindt Victor Cohen, General Manager Noord-Europa bij Autonomy. Het moet ook mogelijk zijn om door de opgeslagen e-mail te zoeken. "In geval van een rechtszaak is het bijvoorbeeld nodig om binnen een bepaalde tijdsperiode alle relevante e-mail aan te kunnen leveren. De Amerikaanse Federal Rules of Civel Procedure (FRCP), waar ook Nederlandse ondernemingen mee te maken hebben, hanteert bijvoorbeeld 99 dagen. Binnen die tijd moet alle voor de juridische casus relevante elektronisch opgeslagen informatie aangeleverd worden, ongeacht formaat of locatie van de informatie", schrijft Cohen.

4. Kies een geïntegreerd systeem

E-mailbeheer moet onderdeel zijn van je informatiebeheer. Richard Zeevat, business consultant bij Acanthis: "E-mail gaat ergens over en hoor ergens bij (dossier/zaak) en moet dan ook in (en met) die context worden opgeslagen." Jonne Joosten, programmamanager bij You Move denkt dat deze manier van archiveren wel wat van de gebruikers vereist. Zij zijn vaak erg gehecht aan hun eigen e-mail- en opslagsysteem. "Dit heilige huisje moet daarbij niet worden onderschat. Maar er zijn redelijk wat bedrijven die e-mail in het e-mailsysteem na een paar maanden automatisch verwijderen." Dan wordt het noodzakelijk om e-mail op te slaan in het documentbeheersysteem.

5. Maak een selectie

Niet alles hoeft bewaard te worden. Cohen: "Privémailtjes of mailtjes aan collega's over bijvoorbeeld het bedrijfsuitje hoeven natuurlijk niet bewaard te worden." Zijn oplossing is een intelligente softwareoplossing die de inhoud van de mail begrijpt en herkent of deze mail bewaard moet worden of aangepast moet worden. Zeevat heeft een simpelere oplossing: "Denk ook aan specifieke onderwerpen waarvoor speciale e-mail postbussen zijn aangemaakt (helpdesk@bvnederland.nl/ klacht@bvnederland.nl/ vergunning@bvnederland.nl etc), die kunnen helpen in het filteren van e-mail."